Starta Pegasus
Mail. Om du aldrig har
använt programmet innan så kanske du får några frågor i början. Om du använder
Pegasus Mail på skolan så välj att inte använda POP-server. Välj OK om du blir
informerad om problem med Windows 95.
Vi skall börja med en finess som inte
nämns i introduktionen. I varje brev skriver man ju en avslutningsfras. En sådan kan man
få automatiskt. Välj Tools överst på den s.k. menyraden. Välj
sedan Options. Klicka på Signatures. Du kan här lägga
in 9 olika standardavslutningsfraser (signaturer) och för varje avslutningsfras kan man
välja en fras när man skickar brev inom skolan och en annan om man skickar brev över
Internet dvs. normalt till någon utanför skolan.
Klicka nu på Edit på översta raden till höger. Du skall nu lägga in avslutningsfraser
för brev som du skickar inom Sverige. Välj därför svenska som ett kort namn i
den översta rutan som du kan skriva i. I nästa ruta ska du fylla i en avslutningsfras
för brev som du skickar lokalt på skolan. Klicka alltså i den andra rutan
ovanifrån och klicka sedan 2 gånger på Enter-knappen så att det blir ny rad 2 gånger
innan du skriver din fras. På så sätt blir det i alla brev i vilka du använder
avslutningsfrasen minst 2 rader emellan själva texten och din avslutningsfras.
Skriv en lämplig avslutningsfras. Om du inte kommer på någon lämplig så välj:
Med vänlig hälsning
Jakob Vakant (Byt ut till ditt för- och efternamn)
Gör nu likadant i tredje rutan ovanifrån. Glöm ej att trycka på Enter 2
gånger innan du skriver någon text. Här bör man vara tydligare. Om du skickar ett brev
över Internet så kanske inte mottagaren vet vem du är och om du är lärare så är det
normalt lämpligt att upplysa om i vilka ämnen du undervisar. Du måste alltså nämna
något om dig själv och om du har en egen webbplats (hemsida) så skriver du lämpligen
webbadressen här.
För att övningarna skall fungera bättre så är det viktigt att du inte skriver exakt
samma avslutningsfras för brev över Internet som för lokala brev. Din e-postadress
behöver du normalt ej ange i avslutningsfrasen eftersom den ändå framgår av brevet.
Ett exempel:
Med vänlig hälsning
Jakob Vakant
Adjunkt i Samhällskunskap och Svenska
http://www.edu.jonkoping.se/it/ped/gy/maltell.htm
Den understa av de fyra rutorna hoppar du över. Klicka nu på Save för att
spara det som du har valt och klicka sedan på Edit på andra raden. Nu skall du lägga
upp signaturerna när du skickar brev på engelska. Välj därför att i översta rutan
skriva engelska. Skriv sedan lämpliga fraser i andra och tredje rutan. Glöm ej
att först trycka på Enter 2 gånger. När du är färdig väljer du Save.
Stanna kvar ett tag innan du nu väljer
OK. Om du redan har valt OK så väljer du igen Tools överst på
menyraden. Välj
sedan Options. Vi skall nu gå igenom några
inställningar för att se att de är korrekta.
Klicka på General. I översta rutan ska ditt för- och efternamn
stå. Om namnet ej finns där eller ej är korrekt skrivet så ändrar du till det rätta.
(Längst ner kan man ange om svaren på de brev som man skriver ska skickas till någon
annan adress än den man använder när man skickar breven.)
Klicka på Extended. Här kan man välja att breven som man får skall
skickas vidare t.ex. till en e-postadress som man använder i hemmet. Man kan skriva den
e-postadress som e-brev skall vidarebefordras till i båda rutorna till höger. Den
översta rutan är för e-brev som man har fått lokalt och den understa för e-brev som
an har fått över Internet. Normalt sätter man en bock framför den 2:a och 3:e raden
där rubriken är Other options. Då skickas all post vidare och den finns ej
kvar på skolan. Om man dessutom sätter en bock framför "Deliver mail even if
autoforwarding" på översta raden så stannar den post som man har fått kvar
på skolan samtidigt som den skickas vidare.
-
Nu
ska du öva på att skicka brev. Gå till introduktionen
och läs kapitlet: "Sändning av brev, filer med ett brev".
Du skall nu skicka ett brev till dig själv. Välj File överst till vänster på
menyraden och sedan New Message och sedan Standard Message. Se till att det finns en bock framför Copy
self och Signature. En bock framför Copy self innebär att
man själv får en kopia av det brev som man skickar. En bock framför Signature
innebär att man använder den avslutningsfras som man har valt. Du ser vilken fras som
kommer att användas genom en siffra inom parentes. (1) betyder att den översta frasen
dvs för oss svenska kommer att användas. Om man vill byta till engelska
så klickar man på Signature och sedan på pilen nedåt och därefter ändrar man till
engelska och klickar på OK.
När man en gång har valt bockarna framför Copy self och Signature
till ett brev så finns de där automatiskt när du skickar brev nästa gång och du
behöver alltså ej varje gång ändra inställningarna för att du ska få en kopia
av ditt brev.
Se till att markören blinkar i To-fältet. Välj Addresses på
menyraden
och sedan Local users. Till höger om Match skriver du sedan ditt
efternamn.
Klicka på Search och förhoppningsvis visas snart alla med ditt efternamn. välj ut dig
själv och dubbelklicka på ditt namn eller din adress (Eventuellt enkelklickar du för
att sedan klicka på Paste). Din lokala adress har nu klistrats in i
To-fältet.
Om man vill skicka till flera personer så kan man bara skriva ett kommatecken efter den
första adressen och sedan skriver man nästa adress. Du skall utöver din lokala adress
skicka brevet också till din e-postadress. Din e-postadress är din lokala adress följt
av snabel-a (tecknet @) och skolans domänadress dvs vanligen den webbadress som skolans
webbplats har utan http:www. Det är också vanligt att hela den lokala
adressen
inte behöver skrivas ut. Ett exempel: På Per Brahegymnasiet har jag den lokala adressen:
Ml.larare.pb men när man skall skicka e-post till mig över Internet så räcker
det med: ml@pb.edu.jonkoping.se
Dessutom har på vissa skolor vissa lärare en alias-adress så att man istället
för lärarens login kan skriva lärarens namn t.ex. kan man när man vill skicka e-post
till min adress nämnd ovan istället skriva
tommy.maltell@pb.edu.jonkoping.se
Skriv nu ett kommatecken efter din lokala adress och skriv sedan din lokala adress
följt av tecknet @ och skolans domänadress.
Översta raden (To-fältet) är nu klar. På andra raden skall man ange en
rubrik/ett ämne som sammanfattar innehållet i brevet. Skriv alltså på andra raden
(Subj.) Test 1 av Pegasus.
I den stora rutan längre ned skriver man själva brevet. Skriv där:
Hej Jakob! (Byt ut till ditt namn)
Jag har hört att du är lärare. Vilka ämnen undervisar du i?
Har du läst några fler ämnen som du nu undervisar i?
Vilket är ditt favoritämne?
När brevet är färdigt klickar du på Send. Normalt skickas då brevet iväg
och längst ner på sidan visas Message was sent successfully. Någon gång t.ex.
om man har installerat Pegasus själv hemma kan inställningarna vara sådana att
brevet lagras innan man slutligen skickar det. Då måste man för att brevet ska skickas
välja Arkiv på menyraden och sedan klicka på Send all queued mail.
-
Gå
till introduktionen och
läs kapitlet: "Läsning av nya och sparade brev, radering av brev"
och "Läsning av brev innehållande filer". Eftersom du har
skickat breven till dig själv så kan du om du nu väljer Arkiv
på menyraden och sedan Read new mail nästan omedelbart läsa
de brev som du skickade.
Om brevet som du skickade över Internet inte kom fram så får du vanligen ett meddelande
om detta samtidigt som du ju själv noterar att det inte har kommit fram. Kanske är det
något i adressen som inte stämmer. Fråga den IT-ansvarige på skolan och svara
istället på brevet som skickades lokalt i uppgifterna nedan.
Dubbelklicka på ett brev i taget (eller enkelklicka och klicka sedan på Open) och
jämför vad som står i dem. Skiljer sig breven ifrån varandra?
De skiljer sig på följande sätt:
a. Längst upp till höger om From: står det antingen den lokala adressen eller hela
e-postadressen och härav kan man avgöra vilket brev som skickades lokalt och vilket som
skickades över Internet.
b. Om du har skrivit olika avslutningsfraser för lokala brev och brev över Internet så
ser man också denna skillnad.
Du skall nu svara på det brev som du
skickade över Internet. Se till att du har brevet framför dig och klicka sedan på
knappen Reply ovanför själva brevet. Nu får man normalt upp ett fönster i
vilket man kan ange 4 bockar. Välj att sätta bockar framför de två nedersta
raderna. Du begär då att avsändarens brev skall kopieras i sin helhet till ditt brev
som du skall skriva som ett svar. Du begär också att till vänster om texten skall en
markering (>) ske som visar att texten kommer från det gamla brevet. Klicka sedan på
OK.
Beroende på om man har markerat något i brevet eller ej kan man nu eller
tidigare få
frågan om hela innehållet i det gamla brevet skall kopieras eller bara det man har
markerat. Om du får denna frågan så välj hela meddelandet.
När du nu skall svara på brevet så markerar du och tar bort (använd delete-knappen på
tangentbordet) sådant som står i det tidigare brevet men som ej behöver finnas med i
ditt brev. Det enda som är intressant att ha med från det gamla brevet är de 3
frågorna. Skriv nu en hälsningsfras och emellan varje fråga skjuter du in ditt svar som
skulle kunna se ut så här:
Hej Pelle!
> Jag har hört att du är lärare. Vilka ämnen undervisar du i?
Matematik och fysik.
> Har du läst några fler ämnen som du nu undervisar i?
Filosofi
> Vilket är ditt favoritämne?
Matematik.
En del personer som har svarat på e-brev från mig har använt funktionen att inkludera
mitt gamla brev i svaret. De har dock inte plockat bort något från det gamla brevet utan
har skickat hela brevet tillbaka till mig och längst ned på sidan har de skrivit svaret.
Att göra så är olämpligt. Det blir bara arbetsamt att läsa igenom hela det gamla
brevet man själv har skrivit för att leta efter eventuella kommentarer var som helst i
brevet för att till slut hitta dem i slutet av brevet.
I en del e-postprogram är standardinställningen den att i ett brev som besvaras finns
hela det brev som ska besvaras infogat i svaret precis som du ovan själv har valt att ha
som inställning i Pegasus.
I Pegasus liksom i en del andra e-postprogram finns när man skall börja skriva sitt svar
markören i början av brevet (framför det kopierade innehållet i det gamla brevet)
vilket mestadels medför att hela innehållet i det gamla brevet finns kvar i varje
meddelande som är ett svar. Många användare uppfattar det som att det skall vara så.
Om man skriver flera brev till varandra i samma ärende så uppfattar man det som en
fördel att hela brevserien i samma ämne hela tiden finns med i det senaste brevet.
Ett sådant förfarande anser jag fungerar bra enbart om man håller sig till ett eller
ett fåtal ämnen samtidigt och om breven är korta. Om någon skickar ett ganska långt
brev som innehåller information om många olika ämnen så är det mycket lämpligt att
rensa i det som kopieras innan man svarar.
En ytterligare nackdel, när man i ett svar låter ett långt brev som besvaras finnas
kvar i sin helhet, är att om mottagaren vill läsa avslutningsfrasen (signaturen) så
måsten han/hon gå till slutet av hela brevet.
Själv lämnar jag i stort sett enbart i ett typfall hela det gamla brevet kvar utan att
redigera bort något dvs inte heller brevhuvudet där avsändarens e-postadress framgår.
Det är när jag i tidsbrist rationaliserar och besvarar ett brev samtidigt
som jag skickar kopior till andra som behöver känna till både mitt svar och hela brevet
som besvaras. Då markerar jag ändå särskilt det som ingick i det gamla brevet t.ex.
med en rad ovanför och en rad under hela detta brev med bindestreck:
------------------------------
Man måste vara medveten om att mottagaren kan ha ett annat e-postprogram och då visas
kanske inte de färger och andra markeringar som man själv tycker tydligt visar vad som
var det gamla brevet. Dessutom vill man ju klart skilja den andra personens signatur från
den egna.
Du skall med det nya brevet också bifoga
en fil. Klicka därför på Attach-knappen överst till höger
om Message i brevfönstret. Ändra där det står Drives
till en enhet som du har tillgång till t.ex. H:. Välj där ut en mindre
fil. Välj gärna en Word-fil dvs. en doc-fil eller en Excel-fil dvs. en
xls.fil. Välj
ingen txt-fil eftersom en textfil placeras inne i brevet och då blir det ingen riktig
bilaga. Dubbelklicka på filen (eller enkelklicka och klicka sedan på
Add). När du
överst ser sökvägen till filen så kan du skicka brevet direkt men du kan också gå
tillbaka för att först kontrollera att du har skrivit korrekt i ditt meddelande genom
att klicka på Edit-knappen till vänster. Gå tillbaka och klicka sedan på Send-knappen
till vänster.
Välj Arkiv på menyraden och
sedan Read new mail för att kontrollera om du har fått brevet som du
skickade. Att brevet innehåller en fil som bilaga ser man på den lilla kvadraten längst
till vänster på raden för brevet. Öppna brevet för att se att det är uppdelat i tre
delar. Den första innehåller själva meddelandet, den andra information om filen och den
tredje filen som du skickade. Markera filen längst ned och välj sedan Save. Spara sedan
filen i en lämplig mapp/katalog/directory. En lämplig katalog kan vara en
standardkatalog som Word-filer normalt sparas i om man inte gör någon ändring. På Per
Brahegymnasiet gäller t.ex. följande:
Användarna kan spara egna filer på enheten H och på denna enhet finns en mapp Msoffice
i vilken det finns en undermapp Winword i vilken Word-filer normalt
sparas.
Om du försöker spara samma fil som du skickade i samma mapp som den ursprunligen låg i
så får du ett meddelande om du vill skriva över den gamla filen. Öva då på att byta
namn på filen först och spara den sedan i samma katalog. Det är ju inte omöjligt att
man någon gång får en bifogad fil skickad i ett e-brev med samma namn som en annan
fil med ett helt annat innehåll. Då är det ju inte lämpligt att skriva över den gamla
filen.
Ibland är inställningarna sådana att
man som alternativ till att spara en skickad fil kan titta direkt på innehållet genom
att klicka på View. Kontrollera om det går bra med den fil som du nyss erhöll.
Filer som skickas som bilagor ligger när
man använder Pegasus kvar som bilagor i breven även om man sparar filen i en annan mapp.
Det är därför lämpligt att då och då rensa och ta bort brev som innehåller bilagor.
Man kan ta bort det när brevet är öppet och kan läsas genom att klicka på
Delete-knappen överst. Om man vill ta bort flera brev så är det lämpligare att ta bort
dem i den brevfolder som breven f.n. finns i t.ex. New mail folder. Stäng
New Mail folder t.ex. i Windows 95 genom att klicka på krysset längst upp i högra
hörnet av fönstret.
-
Om
du nu öppnar New Mail folder så finns inte breven kvar där. Var
har de hamnat. I kapitlet: "Läsning
av nya och sparade brev, radering av brev" kan man läsa om
var breven hamnar. Repetera gärna och välj sedan File överst
till vänster på menyraden. Välj sedan Mail folders. Här finner du
minst en Message folder som ursprungligen kallas Main folder.
Här hamnar alla brev som man en gång har öppnat/läst i New mail folder.
Om du gjorde en bock framför Copy self såsom du skulle i punkt 4 ovan
så finns det också en Message folder vid namn Copies to self. Här
finns egna kopior på de brev som du har skickat. Kopian skiljer sig
på en punkt från det erhållna brevet. Din avslutningsfras saknas i
kopian.
Öppna nu Main folder. Här finns några brev. Om det till vänster på raden
för ett brev finns en blå ifylld cirkel så har du skickat ett svar på detta brev.
Stäng Main folder. Öppna Copies to self. Nu ser du att
Subject för ditt svar automatiskt har fått samma namn som brevet du svarade på med
ett tillagt Re: framför. Man kan naturligtvis ändra Subject när man
skickar ett svar om man inte vill använda automatiken.
Stäng Copies to self och öppna Main
folder. På menyraden klickar du nu på Folder. Här kan du ändra
sorteringen av breven. Sort by date är standard och vanligtvis lämpligaste
sorteringsordning. Klicka så att det blir en bock framför Sort by sender dvs
sortering efter avsändarens namn (I Copies to self blir det istället sortering
efter mottagarens namn). Notera skillnaden i sorteringen. Ändra tillbaka till
Sort by date.
Stäng Main folder. Nu har du
fönstret Folders öppet. Om det inte är öppet så väljer du File
överst till vänster på menyraden och sedan Mail folders. Klicka på
knappen New. Man skiljer mellan Filing Tray och Message folders.
Filing Tray är en katalog med enbart Message folders. Inga brev kan
läggas i ett Filing Tray. Breven finns istället i Message folders.
Skapa ett Filing Tray vid namn Skolan och ett Filing Tray vid
namn Privat.
Öppna (genom at klicka på
texten) Filing Tray Skolan och gör tre Message folders: Matematik, Historia,
Engelska. Öppna Filing Tray Privat och gör två Message folders:
Tennisklubben och Arga brev.
Öppna Main Folder och välj att
flytta alla dina övningsbrev till olika Message folders utan att breven behöver
hamna rätt efter namn. Stäng Main folder så att enbart Folders är
öppen. Klicka nu på Edit på menyraden och välj sedan Find
text. Ändra så att All Folders är markerad. Nu kan du söka efter något
ord i alla dina brev. Testa t.ex. med något av orden som du vet finns med i något brev.
Du skall nu vidarebefordra ett brev.
Öppna någon brevfolder och något brev. Klicka på Forward-knappen.
(Eventuellt får du nu först frågan om du vill vidarebefordra
innehållet i det brev som du vill skicka vidare genom en enkel
vidarebefordran i brevet eller om du vill lägga innehållet i en
bilaga. Om du får den frågan så svara att du vill göra en enkel
vidarebefordran av innehållet i brevet dvs sätt ett kryss i översta
rutan).
Nu kommer ett nytt fönster upp. Sätt en
bock framför Edit the message before forwarding. Den här bocken kommer nu att
finnas kvar när du nästa gång vill vidarebefordra ett brev. Du har alltså valt att
alltid ha möjlighet att skriva en egen kommentar innan du vidarebefordrar ett brev.
Du kan nu i samma fönster ange vart brevet skall vidarebefordras t.ex. genom att klicka
på frågetecknet för att sedan välja att vidarebefordra brevet till dig själv. Gör
så! Du kan också vänta med att ange mottagarens adress. Klicka sedan på Forward-knappen.
Om du inte ändrar i Subject så blir det samma Subject som i det ursprungliga brevet men
med tillägget (Fwd) framför.
En liten besvärlighet i den Pegasusversion som den här kursen är gjord för är att man
enbart kan kopiera delar av en rad om man befinner sig i det läge som du nu befinner dig
i. Därför kan du om du vill göra en kopiering av en del av rad använda dig av den här
funktionen just för detta och sedan väljer du att avsluta utan att skicka brevet vidare.
Du skall emellertid skicka brevet vidare men först ska du skriva ett litet meddelande som
är en kommentar längst upp t.ex.
Hej Gösta!
Jag fick det här brevet nyss av Evert. Jag vill ha din kommentar innan jag
besvarar brevet.
Markera sedan att nu kommer det brev som vidarebefordras t.ex. genom en rad med
bindestreck:
------------------------------
Efter detta brev innan din avslutningsfras som ju inte syns lägger in en rad med
bindestreck igen.
Klicka sedan på sänd och kontrollera hur brevet ser ut.
-
Du
skall nu skapa en distributionslista. Läs om distributionslistor
i introduktionen. Välj sedan Addresses på menyraden
och sedan Distribution lists. Gör en distributionslista med
namnet Egna adresser med två adresser på listan: Din lokala
adress och din e-postadress på Internet. Testa med att skicka ett
brev till listan t.ex. genom att helt enkelt klicka på listan du skapat
när du har mappen Distribution lists öppen där du skriver
ett kort meddelande. Gå sedan tillbaka till distributionslistan och
lägg till en text på raden To: Skicka ånyo ett brev till
listan. Om man skickar till många personer så kan det vara irriterande
för mottagarna att alla de som har fått listan nämns överst i brevet
efter To:. Det kan man alltså undvika genom att skriva en
text på To:-raden enligt ovan.
-
Du
skall nu skapa en adressbok. Läs om adressböcker
i introduktionen. Välj sedan Addresses på menyraden
och sedan Address books. Skapa en ny adressbok vid namn Testbok.
Dubbelklicka sedan på raden för Testbok (eller enkelklicka och klicka
sedan på Open-knappen). Klicka på Add och välj som
Name(alias) första bokstaven i ditt förnamn. Som e-mailadress väljer
du din lokala adress. Du kan fylla i fler uppgifter om du vill, men
det behövs ej för övningen. Klicka på OK. Stäng fönstret för Testbok.
Välj File överst till vänster på menyraden och
sedan New Message. På To:-raden skriver du
som mottagare enbart ditt alias dvs första bokstaven i ditt förnamn.
Skriv något i Subject och något som ska vara själva meddelandet. Klicka
på Send-knappen. Kontrollera att brevet har kommit fram.
Välj File överst till vänster
på menyraden och sedan New Message. Klicka på frågetecknet (?) längst
till höger på To:-raden. Nu kommer de adresser upp som du har skickat brev till
på den senast tiden. Välj att dubbelklicka på någon av dina adressser (eller
enkelklicka och klicka sedan på Paste). Adressen klistras nu in på
To:-raden. Skriv ett
kort meddelande och skicka iväg brevet. Om du glömmer att skriva något som Subject
så får du normalt en påminnelse.
Ta bort alla övningsbrev som ingår i
denna övning från alla brevmappar. Detta gäller särskilt brevet som innehöll en fil
som bilaga.
Om du vill veta mera om Pegasus så kan
du använda hjälpsidorna på engelska. Klicka på Help. Välj Introductory
tutorial om du vill repetera grunderna. Om du vill veta mer så väljer du Help
Index. Gå till Help Index och leta där rätt på information om
något som du är osäker på.
Mer information om Pegasus kan man få
på Pegasus egen webbplats. Om du har tid så
går du dit för att orientera dig om vad du kan hitta där. Programmet Pegasus Mail som
används på många skolor kan man också använda hemma. Programmet som är gratis kan
hämtas på Pegasus egen webbplats. Hos Tucows kan man t.ex. hämta Pegasus Mail och andra e-postprogram
(e-mail clients) för Windows 95.