Datorer, Internet och sökning
en kurs av Tommy Maltell
Kapitel 2 - Filhantering
Om man skall kunna använda datorer och/eller Internet på ett smidigt sätt så är
färdigheter i filhantering väldigt grundläggande.
För att data skall kunna sparas när man stänger av strömmen fordras någon form av
sekundärminne. Allt som lagras på ett sekundärminne kallas för filer.
Ett sekundärminne kan t.ex. vara en diskett, en hårddisk i den dator som
man just använder eller hårddisken på den serverdator som man genom nätverket är
uppkopplad till.
En fil kan t.ex. vara en text
(med eller utan bilder), en kalkyl, en bild, ett program.
Filerna är oftast sorterade i kataloger eller mappar. Varje katalog/mapp kan
innehålla filer men också andra kataloger/mappar.
Nödvändiga färdigheter för i stort sett alla datoranvändare är att kunna:
- skapa kataloger/mappar
- skapa och spara filer
- öppna filer
- kopiera kataloger/mappar och filer
- flytta kataloger/mappar och filer
- radera kataloger/mappar och filer
- hämta filer på Internet
- packa upp komprimerade filer
Om du misstänker att du inte behärskar någon av de 6 första punkterna så
rekommenderar jag dig att omedelbart lära dig dessa moment som finns med i i stort
sett alla nybörjarböcker. Punkt 7 och 8 kan man läsa mer om i kapitel 5a.
Ett enkelt sätt att lära sig filhantering i Windows 95/98/NT är att välja Start
längst ned på aktivitetsfältet. Om du inte redan har gjort det i samband med kapitel 1
så väljer du först att göra Självstudiekursen "Tio
minuter om hur du använder Windows".
Sedan väljer du (under Hjälp) Procedurer och därefter Arbeta
med filer och mappar. Klicka sedan på texten till höger om varje frågetecken. Då
visas en kort information om hur man gör. Testa gärna varje information i praktiken.
Efter att ha läst den första korta informationen så klickar du på Hjälpavsnitt
för att komma tillbaka så att du kan välja nästa avsnitt när det gäller att Arbeta
med filer och mappar.
Några viktiga påpekanden när det gäller filhantering
Ett problem är att ett program ofta är knutet till en viss typ av fil. När man skall
använda en fil i ett program så säger man att man öppnar filen. När man har gjort en
fil från början eller när man har förändrat filen så måste man spara den innan man
stänger programmet man arbetar i (eller hela datorn). En fil som sparas måste ha ett
namn.
För att man skall kunna se till vilket program en fil tillhör består en fil i
pc-världen oftast av ett namn följt av en punkt och därefter ett filtillägg. Exempel:
en Wordfil kan heta dokument.doc och en Excelfil kalkyl.xls
När man använder operativsystemet DOS (med eller utan Windows 3.1) så gäller
begränsningen att filnamnen bara får var högst åtta tecken långa och filtilläggen
högst tre tecken långa. Man får inte heller använda mellanslag.
Word 6.0 som är gjort till operativsystemet DOS med Windows 3.1 kan användas i
Windows 95 men en del begränsningar som fanns i det gamla operativsystemet finns då kvar
t.ex. begränsningen till 8 tecken när man namnger/sparar en fil.
En regel som alltid är bra är att undvika de speciella svenska tecknen å,ä,ö i
filnamn och namn på mappar/kataloger. Det kanske fungerar bra i den egna datorn men om
filen t.ex. läggs upp på Internet så blir det problem.
Ett ytterligare fenomen som man normalt enbart stöter på när man skall lägga upp
filer på Internet i en LINUX-dator är att DOS/Windows ej kan skilja på stora
och små bokstäver såsom LINUX.
Om man i Windows 95 från skrivbordet dubbelklickar på Den här datorn (dvs.
man öppnar mappen Den här datorn) så ser man normalt sett minst en liten bild
med namnet A: som normalt betecknar en diskett och en
liten bild med namnet C: som är hårddisken i datorn som du använder. D:
brukar stå för ytterligare en hårddisk eller en CD-station. Om man är inloggad i ett
nätverk så står flera ytterligare bokstäver för olika delar av servrar på
nätverket där man kan hitta filer och kataloger. En av enheterna/bokstäverna brukar
vara den enhet i vilken man själv har rättighet att skapa kataloger/mappar och att spara
filer. Denna enhet heter t.ex. på Per Brahegymnasiet H:. I Den här datorn i
Windows så betecknas denna enhet först med det login som man har
följt av just bokstaven H:.
Fast att man använder Windows 95 som finns installerat på hårddisken i den
dator man har så kanske begränsningen att filnamnen bara får var högst åtta tecken
långa och filtilläggen högst tre tecken långa gäller därför att nätverket fungerar
som operativsystemet DOS. Om man då försöker spara en fil som man t.ex. hittat på
Internet med ett längre namn så får man ett felmeddelande. Detta felmeddelande kan vara
felaktigt t.ex. kan man få meddelandet att man inte har rättigheter att spara. Det man
inte har rättigheter till är att spara med långa filnamn. Då måste man välja ett
kortare namn för det man sparar.
I Windows kan man inte alltid se filtillägget. Precis som i MacIntosh kan man dock
se en bild/ikon som visar till vilket program filen hör. Om man tittar i C: i sin dator
så hittar man normalt både kataloger/mappar och filer. Mapparna ser ut som liggande
rektanglar. Till vänster om varje fil finns en ikon.
Om man inte ser filtilläggen och vill ändra så att man ser dem så kan man göra så
här när man har öppnat mappen för C eller någon annan mapp: Välj Visa,
Alternativ, Visa och ta bort bocken framför texten "Visa inte MS-DOS-
filtillägg för registrerade filtyper". Om du nu tittar i mappen så ser du
filtilläggen. Den här ändringen gäller nu också i alla andra mappar.
I vissa versioner så gör man så här istället: Välj Visa, Mappalternativ, Visa
och ta bort bocken framför texten "Dölj filtillägg för registrerade
filtyper".
Ofta kan man bara öppna en fil i det program som skapade filen. Det är t.o.m.
ofta så att en fil skapad i en ny version av samma program inte går att öppna i en
gammal version av programmet. Ett vanligt exempel på detta är när man har gjort ett
Word-dokument i Word 97. En sådan fil kan inte öppnas i Word 6.0 eller Word 95. Detsamma
gäller för Excel 97-filer som inte kan öppnas i Excel 5.0 eller Excel 95.
Ett vanligt problem när detta skriv är att en person som sitter på en arbetsplats
med Word 97/2000 och Excel 97/2000 skickar sådana filer med e-post till personer på en annan
arbetsplats som använder Word 6.0 och Excel 5.0. Word 2000 har samma filformat som Word 97 dvs. man kan öppna en Word
2000-fil i Word 97.
Följande fråga gällande Office XP med svar finns publicerad hos Microsoft:
"Blir det problem om jag vill dela filer med användare som kör tidigare
versioner av Office? Nej, inga problem. Dokument som skapas i Office XP kan
användas i Office 2000 och Office 97 (med undantag av Microsoft Access)."
Hur löser man problemen
nämnda ovan? Antingen så löser personen som skickar filen
problemet genom att skicka en fil sparad i det gamla filformatet eller så måste
mottagaren skaffa sig ett konverteringsprogram eller helt enkelt den nya versionen
åtminstone på någon särskild dator. Mottagaren öppnar då filen just i denna
särskilda dator och sparar om filen till den version som fungerar i användarens egen
dator.
Ett program som kan importera filer från och exportera filer till Microsofts
Officepaket är gratisprogrammet Star Office Personal Edition som ju nämndes i kapitel 1.
Ett ytterligare alternativ är följande. Microsoft har gjort s.k. gratis viewers för
programmen Word, Excel och Power Point. Med hjälp av en viewer kan personer som inte har
Officepaketet ändå läsa men inte redigera dokument gjorda i något av Officeprogrammen.
Ett sätt att hitta en av dessa viewers är att gå till Microsofts
Download Center i USA. Välj där först svenska. Ändra sedan till rätt
operativsystem, till nyckelord och till att visa resultat från alla
hämtningsbara filer. Sök
sedan efter viewer.
När man sparar en fil så har man oftast flera olika möjligheter. När man t.ex.
sparar en fil i Word 97/2000 så kan man klicka på Arkiv och sedan välja Spara
som. Längst ner står det Filnamn och Filformat. Om man klickar
på pilen längst til höger på raden för Filformat så ser man olika valmöjligheter.
Standardvarianten är Word-dokument vilket betyder ett Word 97/2000-dokument eftersom
man ju arbetar i Word 97/2000. Om man istället hade använt Word 6.0 så hade Word-dokument
vid själva sparandet betytt ett Word 6.0-dokument. Några andra varianter i Word 97/2000 är
- dokumentmall. Man vill göra en mall som man sedan kan använda när man gör
nya dokument som då redan från start innehåller vissa grundläggande uppgifter.
- endast text. Flera avancerade
finesser/formateringar kan försvinna men
dokumentet kan öppnas i de flesta operativsystems ordbehandlingsprogram, i
programmet Anteckningar, i webbläsare t.ex. Internet Explorer mm.
- RTF-format. Filen behåller de flesta av de avancerade
finesserna/formateringarna och kan ändå öppnas i flera andra ordbehandlingsprogram som
t.ex. Word Perfect, Claris Works, Word. Vanligtvis rekommenderar man personer som tänker
skicka en ordbehandlingsfil till någon annan person att spara och skicka filen som
en rtf-fil. Speciellt gäller detta naturligtvis om man ej känner till vilket program som
mottagaren använder.
- Word 6.0/95. Filen kan öppnas i Word 6.0 eller Word 95 med alla de
finesser/formateringar som fungerar i dessa versioner av Word. Man kan välja detta
alternativ om man skall skicka en fil till någon som man vet använder Word samtidigt
som man inte vet vilken version som används. Det finns dock också en tidigare
version (Word 2) som dock ej är så vanlig längre. Det går också att spara
filen som en Word 2.x fil.
- HTML-dokument i Word 97 och webbsida i Word 2000. Dokumentet konverteras till html-format så att filen kan ses i
webbläsare t.ex. Netscape med fler finesser/formateringar medtagna än om man hade
sparat som endast text. Dock kan denna konvertering medföra att dokumentet blir
avsevärt förändrat. En sådan här konvertering brukar dock fungera bra utan några
större fel om man i Word 97 har undvikit tabbar för att istället använda tabeller och om
man inte har använt Enter-knappen vid slutet av varje rad.
I Word 2000 fungerar det bättre att konvertera tabbar och utseendet på
webbsidan blir mer likt utseendet i Word 2000.
Det finns ytterligare ett inte så ovanligt alternativ nämligen en pdf-fil om
man bara vill att användaren skall kunna läsa filen samtidigt som man vill att
finesserna skall finnas med t.ex. en avancerad layout. Detta alternativ kräver dock att
man har köpt programmet
Adobe Acrobat. När man väl har installerat detta program och man vill konvertera en
Word-fil till en pdf-fil så gör man detta lustigt nog i utskriftshanteraren. Man skriver
ut till en pdf-fil istället för att skriva ut på ett papper.
Själva pdf-filen läses i programmet Adobe Acrobat Reader som är ett gratisprogram som kan hämtas på Internet. Detta program
fungerar också vanligen som ett instickningsprogram (plug-in) till din webbläsare så
att du kan öppna filen där. Du får lära dig mer om sådana program senare i kursen.
Eftersom programmet för att läsa filen är gratis så kan alla som vill det och som har
Internet se dokumentet. Det enda som fordras är att någon hämtar programmet och
installerar det i en dator eller till hela nätverket.
Det är inte bara från ett ordbehandlingsprogram som man kan göra en pdf-fil.
Eftersom man kan skriva ut från många olika program t.ex. från Excel eller Power Point
så kan man också från dessa och flertalet andra program också konvertera till en
pdf-fil.
Ett exempel är att man har gjort en presentation i Power Point men man skall göra
presentationen på en dator t.ex. en MacIntoshdator där inte Power Point finns
installerat. Däremot finns Adobe Acrobat Reader Installerat eftersom det programmet är
gratis. Då kan man ändå göra sin presentation även om den inte fungerar exakt
likadant. Just när det gäller presentationer så kan några möjligheter när det t.ex.
gäller bildspel försvinna. Det är i alla fall bättre att ha en pdf-fil tillhands
när man plötsligt upptäcker att Power Point inte finns tillgängligt än att inte ha
något presentationsverktyg alls när man som lärare kommer till en ny plats.
Om man är riktigt noga när man skall hålla ett föredrag på en ny plats så
konverterar man även till några av de andra filtyperna uppräknade ovan. Man kanske inte
skall använda datorn vid presentationen. Man skall bara skriva ut dokumentet och ge
utskriften till åhörarna. Då är det ju retligt om det inte går att skriva ut för att
man på sin diskett som man har med sig har sparat i en version som de tillgängliga
datorerna ej klarar av.
De flesta som använder MacIntosh själva vet oftast att man bör spara filerna också
på en s.k. pc-formaterad diskett. En pc-dator klarar normalt ej en mac-diskett men dock
klarar en mac-dator en pc-diskett.
Mer information
Kunskapsmedia AB har gjort en övning i filhantering för
lärare.
En kurs i filhantering där alla filhanteringsdokumenten är skrivna för Windows 3.1,
men de allmänna resonemangen gäller också för Windows 95, finns hos IT-Centrum
(f.d. Datatorget).
Du kan läsa mer om olika filer under rubrikerna Konsten att ladda ner filer från Internet
med t.ex. underrubrikerna Vanliga
filformat på nätet i kursen Lär dig använda Internet.
Denna sida uppdaterades senast 01-09-21 av
tommy.maltell@pb.edu.jonkoping.se
Länkar:
Kursens ingångssida
Kapitel: 0 1 2 3a 3b 3c 4 5a 5b 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20a 20b 21a 21b 21c 21d 21e 21f 21g 21h 22a 22b 22c 23 26 30 31 32 33 37
Skolornas portal
© 1998, 1999,
2000, 2001 Tommy Maltell |